De gemeente wijst de Rotterdammer snel de weg naar het juiste loket.

meebewegen op de energie van de stad. Gemeente Rotterdam heeft de grootste ICT-afdeling in gemeenteland en werkt met de meest geavanceerde technologieën om Rotterdam beter en innovatiever te maken. Het beheren, beveiligen en (door)ontwikkelen van de ICT-initiatieven, zowel binnen de organisatie als in de stad, zijn de dagelijkse uitdagingen van de ICT-afdeling. Om de vraag naar versnelling en samenwerking vanuit ICT met alle onderdelen van de gemeente te bevorderen, is er in januari 2018 gestart met Rapid Application Development (RAD) op het low-code platform van Mendix.

Duidelijkheid voor de Rotterdammer
In 2016 startte Gemeente Rotterdam met een digitaliseringsprogramma. Een analyse van de huidige situatie rondom de dienstverlening voor de Rotterdammers, bracht enkele belangrijke verbeterpunten aan het licht, onder andere op het gebied van de zorg en hulp.

Henry Rutten, project succes regisseur binnen de gemeente: “Het was voor de Rotterdammer vaak onduidelijk waar hij moest zijn met zijn hulpvraag.”

- Zo zijn er 4 primaire gemeentelijke loketten binnen het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling die dienstverlening bieden in het kader van zorg en hulp en ieder een eigen systeem en een eigen proces hadden; Deze loketten bedienen elk specifieke doelgroepen en problematiek
- De veelheid aan teksten op de website betekent dat voor laaggeletterde Rotterdammers de benodigde informatie niet eenvoudig te vinden is en moeilijk snel te begrijpen;
- Er waren veel Rotterdammers die het open inloopspreekuur bij één van de loketten bezochten om er uiteindelijk achter te komen bij welk loket ze feitelijk met hun hulpvraag moesten zijn.

De gemeente streeft ernaar dat er voor alle loketten ‘one way of working’ komt. Daarnaast wil de gemeente dat de Rotterdammer sneller de juiste mensen binnen de gemeente bereikt die zij nodig hebben voor hun hulpvraag: het moet meteen duidelijk zijn bij welk loket de Rotterdammer moet zijn. En dat ‘First time right’.

De eerste app voor de Rotterdammer met Mendix
Naast een chatfunctie, het kunnen maken van online afspraken voor loketten en animatiefilmpjes over onderwerpen die moeilijk te begrijpen zijn, werd er ook een project gestart voor de eerste app voor de Rotterdammer om de dienstverlening te verbeteren.

Doelstelling van de app:
- De Rotterdammer helpen met het vinden van het juiste loket bij een zorgaanvraag;
- De zelfredzaamheid van de Rotterdammer vergroten.

Om deze doelstellingen te behalen, werd er een vragenboom gebouwd met het Mendix App Platform. Door middel van de vragenboom wordt de Rotterdammer geleid naar het juiste loket bij de gemeente voor zijn of haar hulpvraag. Ook kan er via de app online een afspraak gemaakt worden of kan de Rotterdammer chatten met iemand van de gemeente. 

Henry Rutten: “De vragenboom past goed binnen het platform. Er verandert veel binnen de loketten dus de achterkant van de vragenboom moet aanpasbaar zijn. Dat kan met Mendix.”

Voor de livegang van de app is er met de doelgroep gekeken naar het gebruik van de app:

  • Is het begrijpelijk;
  • Is het intuïtief;
  • Is het makkelijk navigeerbaar?

Dit snelle werken komt ook van pas bij het doen van aanpassingen. Er verandert veel binnen de loketten en daarom moet de achterkant aanpasbaar zijn. Ook is de vragenboom zo gebouwd dat het te gebruiken is voor andere clusters en doelgroepen binnen de gemeente, zoals een app voor de ondernemersbalie of een energiebesparingsapp.

Henry Rutten: “Mansystems had voor ons de juiste Mendix consultant met de juiste kennis en persoonskenmerken voor dit project.”

Mansystems & Gemeente Rotterdam: Een parallelle samenwerking
Gemeente Rotterdam werkt sinds januari 2018 met Mendix. Met Mendix en Mansystems kwam de app binnen 2 maanden van de grond. De app is live sinds 15 november 2018. Het Rapid Application Development team bestond uit:

  • Product owner: Henry
  • UX/UI specialist
  • Mendix Developer van Mansystems
  • Mendix Developer van gemeente Rotterdam
  • Business analist
  • Functioneel beheerder

Henry Rutten: “Bijzonder aan het ontwikkelproces is dat de UI/UX specialist en de Mendix-developers parallel aan elkaar werkten, in plaats van eerst een design en daarna ontwikkeling. De Mendix-developer van Mansystems begon aan de achterkant en werkte naar voren, terwijl de UI/UX specialist andersom werkte en zo werd er naar elkaar toe gewerkt.”
Meld je aan voor een gratis Mendix Demo

Tanja van der Krabben

Tanja van der Krabben is Mendix Partner Manager at Mansystems. As a Partner Manager, she is continuously involved in Mendix projects from an HR, project management and quality management perspective.

OUR LATEST TWEETS